Trucos para gestionar tu tiempo y así aumentar la productividad

“Los autónomos trabajan 24 horas” es la frase con la que más se estigmatiza a los trabajadores por cuenta propia y realmente era mi miedo antes de dar el paso y hacerme autónoma como especialista en Diseño web con WordPress. Nada de festivos, fines de semana, ni vacaciones, y a vivir siempre pendiente del trabajo, eso es lo que me decían todos los emprendedores que me rodeaban.

Pero, después de años de experiencia y de ir aprendiendo a manejar esta situación, puedo afirmar rotundamente que puedes tener vida fuera del trabajo gracias a una serie de trucos para gestionar tu tiempo y, por lo tanto, aumentar tu productividad. Esto justo con la constancia es clave para cuando quieres tener tu propio proyecto o negocio.

Aquí te dejo una serie de consejos que yo llevo a cabo en mi día a día y con los que puedes conseguir hacer menos horas y ser más productiv@.

Usa el móvil de forma racional

Si eres autónomo, vas a tener la tentación de permanecer 24×7 pendiente de tu teléfono móvil: llamadas, mensajes de WhatsApp, correos electrónicos, redes sociales, aplicaciones de productividad… aunque nunca sabes cuándo ni de dónde te va a entrar una buena propuesta de negocio, no debes prestarle más atención de la debida.

Si estás en medio de un periodo intenso de trabajo, o estás disfrutando de unas horas de descanso, no tengas miedo de silenciar el teléfono, ponerlo en modo avión o, directamente, apagarlo: en su lugar, reserva una parte de tu jornada para atender los correos y mensajes pendientes.

No interrumpas tu trabajo por llamadas entrantes, Whatsapp de familiares, amigos ni de los propios clientes, emails que parecen urgentes etc. Ponte un horario para atender este tipo de tareas.

Ten clara la diferencia entre tareas urgentes e importantes

Cuando te encuentras con una cola de tareas, lo inmediato (y lo fácil) es abordarlas por orden de llegada, así es como empecé yo a tratar mis trabajos: pues te digo que es un error proceder así, puesto que no estarías catalogando las tareas por orden de prioridad.

Por lo tanto, cuando vayas a planificar tus actividades diarias, discrimina siempre entre las tareas urgentes e importantes: las tareas urgentes son aquellas que no pueden esperar, y las importantes son las cruciales para tu negocio.

¿Cuáles abordo primero?

Empieza por lo que sea urgente e importante a la vez: a continuación, quítate las tareas urgentes y, por último, acomete lo importante. Deja siempre para el final lo que no sea ni urgente ni importante. 

Aquí te dejo una imagen que creo que te ayudará bastante a entender como llevar tu día a día.

También es importante empezar con la tarea que más te cueste desarrollar. Pensar que ya te has quitado “esa tarea” que te rondaba la cabeza puede liberarte el resto del día.

Delega aquello que no sepas hacer

No pretendas encargarte de todo: abarcar sin delegar es otro mal endémico que todos hacemos al empezar. Asume que habrá tareas que requieran de herramientas y conocimientos de los que carezcas y, sin embargo, sean necesarias para sacar tu trabajo adelante. Pasarás horas buscando en Youtube como hacerlas y las acabarás haciendo mal o regular.

Dado que, probablemente, gastarás una cantidad ingente de tiempo para ahorrarte unos pocos euros, no dudes en subcontratar todos aquellos servicios que consideres necesarios para tu negocio; eso sí, sopesa tu presupuesto antes de realizar estas contrataciones.

Tienes que darte cuenta que el tiempo es el mayor de tus valores, no el dinero.

Planifica tu jornada incluyendo descansos

Elige un sistema de planificación horaria en el que vayas insertando todas las tareas que tengas que realizar, tanto las que te entren por los canales habituales como aquellas que se te vayan ocurriendo sobre la marcha.

La importancia de la planificación consiste en evitar situaciones en las que te veas obligado a posponer tareas importantes por culpa de tareas urgentes que se han “colado”: con un poco de previsión, te darás cuenta de que esas urgencias tienen cada vez menor cabida en tu jornada.

Y, desde luego, reserva siempre algo de tiempo para descansar: el trabajo tenderá a ocupar todo tu tiempo disponible. ¡Que no te pese acortar la jornada, el descanso es fundamental para rendir más desde el día 1 de tu proyecto!

Cuando empiezas tiendes a no descansar bien, comer rápido, no salir a pasear… y al final esto pasa factura y lo único que vas a conseguir es terminar quemado.

Escribe lo que tengas que hacer (lista de tareas)

A mi una de las cosas que más me ha funcionado es tener una lista de tareas. Uno de mis lemas es: Lo que no está escrito, no existe.

Yo siempre tengo una lista de tareas del día de hoy, de mañana y de futuras tareas. Intento no ponerme fechas cerradas pero si ir cumpliendo todo lo que tengo pendiente e ir tachando. Si tu ves escrito lo que tienes que hacer, tu mente lo agradece, además el ir tachando tareas ya realizadas hace que tu productividad aumente, tu mente lo ve como pequeños éxitos diarios conseguidos y te sentirás mucho mejor durante ese día. Prueba a hacerlo!

Estos son solo algunos consejos útiles para gestionar el valioso tiempo del autónomo. No te expongas a fatigarte innecesariamente ni a desmotivarte a largo plazo, porque de tu entereza dependerá no solo el éxito de tu proyecto profesional, sino también el de tu propia vida.